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Une secrétaire bureautique est un rouage souvent indispensable de l’entreprise.

Avant de procéder au recrutement d'une secrétaire bureautique, il peut être opportun de s'interroger sur les compétences et capacités nécessaires à l'accomplissement des missions utiles à l'entreprise.

En effet, selon l'orientation de son profil, une secrétaire bureautique peut devenir plus qu'une simple collaboratrice administrative...

Quelles sont les principales activités d’une secrétaire bureautique ?

Elle assure notamment des missions d’organisation et de communication. Elle formalise, à l’aide d’outils bureautiques adaptés, des documents, agendas, courriers etc., nécessaires à la bonne marche d’un ou plusieurs services de l’entreprise.

Selon la nature de l’entreprise, la secrétaire entretiendra des relations professionnelles avec des clients, des fournisseurs et les administrations.

Si les principales missions que l’on attribue à une secrétaire bureautique n’ont pas énormément évoluées ces dernières années, l’environnement de travail a, quant à lui, beaucoup changé. L’outil informatique permet aujourd’hui à une secrétaire bureautique, non seulement une meilleure gestion de son temps et de ses différentes tâches, mais aussi de contribuer à alimenter les ressources marketing de l’entreprise. Certaines petites entreprises n’ayant d’ailleurs pas les moyens de s’offrir un service marketing, les différentes tâches liées à la communication ou à la prospection peuvent échoir à une secrétaire bureautique. Elle n’a alors comme limite que ses propres compétences dans l’utilisation des outils Web et bureautiques.

Quelles sont les compétences d’une secrétaire bureautique ?

Pour accomplir efficacement sa mission, on demandera souvent à une secrétaire bureautique les qualités suivantes :
Organisation, rigueur, autonomie, discrétion, bonne présentation (principalement lorsqu’elle est au contact des clients de l’entreprise).
D’un point de vue plus technique, une secrétaire bureautique doit disposer des compétences assez précises :
Maitrise de la langue (souvent français + anglais), maitrise de l’outil informatique bureautique (principalement traitement de texte, tableur et messagerie électronique).